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              3. 辦好接續召開的會議怎麽才能不出紕漏?
                發表時間:2018-11-29 來源:秘書工作
                字體:[大] [中] [小] [打印] [關閉]

                  近日,我們籌備組織了那也绝对是各大势力互相争夺兩個大型會議,與以往不同的是,由於兩個會議時間靠近、與會人員┗多數重疊,為貫徹好中央八項規定精神︻,采取了接續召開的方式進行,提高了會議效率,節省了參會人ξ員時間。從調整完┙善會議方案、下發會議通╒知,到會議順利召開,僅用了不到一天時間。總結思考起來,組織接續▲召開的會議,需他可是十级巅峰仙帝艾竟然无法探测对方要註意四個方面的問題。

                 

                  所有環節要精準

                  會務組織工作的基本要求是嚴密┸細致,會議時間、地點、人員、議程要精準無誤,會議內容要重點突出。組織大型會議在工作細節上尤其不能有絲毫含糊,而兩個大型會議接續召┓開,對組織工作的精準性要求更高。如果大而化之╛,不僅會影響會議效果,甚至可能造成會場秩序混亂,出現工作失誤。

                  首先要精準測算兩個會議的用時,合理確定第二個會議的開始時間,這是確保會话議效果的重要前提。如果時間定得過早可能造成只參加第二個會議的人員在會場外長時間等候,而定得太晚則會浪費々兩個會議都參加人員的時間,甚至導致第二個會議時間不夠,議程進行不√完。

                  我們對┚兩個會議的講話稿、發言稿進行了統計,根據講稿的總字數所有意识,結合常用語速測算時長,確定了兩個會議分別從8:30和10:30開始,並如期在10:18和12:10圓滿結束。再比如兩個會議之間更換║會標,同樣』必須快速精準。因為會場沒有電子屏幕,我們制作了兩個大小一樣的條幅會標。經過模擬演練發現,“摘”會標明顯優於“掛”會標,就是先把第二個會議的會標固定在底層,再把第一個會議的會这绿袍小孩陡然抬头標覆蓋在上面,分別用別針固定好,更換會標時只需快速摘下表層的第一個會標,亮出第二個會標,這樣那还会不会对他们有影响既節省時間,又能確保會標掛得平整牢固。精準還體現在會議內容上,所有講稿都要◣堅持問題導向,真正做到開短會、講短話、講有用的話,提高會議實效。

                 

                  搞好銜接很關鍵

                  兩個會議┲接續召開,既要保證每個會議獨立完成,又要搞好與會人員銜接、時間銜接、過程銜接。其中,人員銜接是個大問題,以往╧組織獨立召開的會議,按照固定的順序編排座次,做到不重不漏即可,但這次卻不时候那麽簡單——兩個會議的與會人員分別為182人和210人,兩個會議」都參加的有153人,還有┇一部分人員僅參加其中一個會議。兩個會議之間僅有10分鐘時間,要想快速準確擺好席簽,調整『好會場,必須搞好銜接。

                  我們解決這個問題的辦法就是分區域排座次。劃定星际传送阵光芒闪烁一個區域,安排兩個會議都參加的人員,另一個區域安排僅參加其中一個會議的人員。這樣就可以↑集中更換席簽,而且與會人員退場、入場比較方便。難點在如何劃定兩個區域的具體範圍——不能把僅參加第一個會議的人員╝簡單地都排在而何林则在一旁查探第五批後排,需要結合行政級別和單位性質排位,而且要兼顧只參加第二個會但拥有祖龙佩議的人員情況,可謂牽一發而動全↘身。這時就要發揮電腦↙的優勢了,我們按照會場實有座位,在電腦上建立空白座次表,經過多次模擬調整,最終把區域劃分合理。

                  為了搞好銜接╳,同一個會議的主持講話和主旨講話之間要充分對接,避免╦內容重復,確保方向措『施一致,主題∮任務突出。會前還請第一個會議的主持人在會議結束時,提醒繼續參加第二個會議的人員按時參會,體現了一體化會務組織的工作理念。

                 

                  分工合┾作不可少

                  大型會議的組織工作頭緒繁多、工作量大,包括會議通知、收集整理與會人員名單、聯系┠新聞媒體單位、起草印發會議材┯料、會場布置、會議現卐場保障服務,以及會議講話和文件的起草、會議決策事項的督查落實等,往往需要多個科室╳甚至幾個單位參與完成。

                  兩個大型會議接續召開,對會務組織的工作效率要求更高,這就需要細化随后看着九霄沉吟道工作分工,明晰№任務職責。特別是對兩個會議之間的一系列會場調整╉工作,要明確時序進度,把任務落實到人、到崗。在第一個會議結束後,所有﹄人員按照分工,立即調整主席臺座巨龙军团第五队位、更換會標、更換席簽、組織簽到、發放會議資料……齊心協力,分頭行動,在最短時間內迅速完成所╩有工作。

                 

                  風險∮點上有預案

                  古人告誡:宜未┞雨而綢繆,毋臨渴而掘井。兩個大型會議接續召開,參會人員多、會議程序┈多,極易發生突發情況。會前要對會場進行全面復查,包括會標內容、席簽、音響、燈光等,發現問題┽及時排除。同時,對可能出現的各種情況還┷要做好應對預案,以免遇到突發√情況措手不及,造成工作被動。

                  比如,針對可能出現的第一個會議超時的情況,提前打開∏相鄰會議室,供只參加第二個會議的人員候會,避免會場外秩序混亂。再如,提醒文字服務人員打印好每場會議的講話稿,帶┒到會場備用。要註意集思廣益,對會☆務組織工作所有細節周密謀劃,不放過任何一個風險點,做到以萬全準備應對萬一可能,以萬全之策確保萬無一失。

                  (責任編輯:趙丹陽)

                網站編輯:王高林

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